Datenschutzerklärung

1. Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für die Bearbeitung nach dem Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG) ist:

Maestro Agency, Inh. Maurer, Einzelunternehmen
Inhaber: Jason Maurer
Unterdorfstrasse 4c
8117 Fällanden, Schweiz
E-Mail: info@maestroagency.ch

Für Fragen zum Datenschutz und für Anfragen nach Ziffer 10 schreiben Sie an diese Adresse.

2. Zwei Rollen: Website und Dienst einerseits, Ihre Dokumente andererseits

Für diese Website, für Konten, Anmeldung, Mails von Tutacta und den Betrieb des Dienstes sind wir selbst verantwortlich.

Die Dokumente, Mails und Daten, die eine Firma in Tutacta ablegt, bearbeiten wir in ihrem Auftrag (Auftragsbearbeitung nach Art. 9 DSG). Verantwortlich für diese Inhalte ist die Firma, die Tutacta nutzt. Sie entscheidet, was abgelegt wird, wer es sehen darf und wie lange es aufbewahrt wird. Wenn Ihre Daten in den Dokumenten einer Firma vorkommen, wenden Sie sich bitte zuerst an diese Firma. Wir unterstützen sie dabei, Ihre Anfrage zu beantworten.

3. Diese Website

Die Website tutacta.ch besteht aus festen Seiten. Sie setzt keine Cookies, nutzt keine Statistik oder Werbung, keine Einbindungen von Dritten und keine Schriften von fremden Servern. Beim Aufruf verarbeitet unser Server technisch notwendige Angaben wie Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Adresse und den Browser, damit die Seite ausgeliefert werden kann. Wir legen dafür keine Zugriffsprotokolle an.

4. Konto und Anmeldung

Für ein Konto bearbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Firma, zu der Sie gehören, Ihre Rolle und Ihre Rechte, sowie freiwillige Angaben in Ihrem Profil (Rufname, Profilbild, Sprache, Einstellungen zu Benachrichtigungen). Wir brauchen diese Angaben, um Ihr Konto zu führen, Sie anzumelden, Ihre Rechte durchzusetzen und Sie über Ihren Zugang zu informieren.

Die Anmeldung läuft über einen Anmeldedienst (Pocket ID), den wir selbst auf unserem Server betreiben. Sie melden sich mit einem Passkey an. Dabei speichern wir nur den öffentlichen Teil des Schlüssels, nie ein Kennwort und nie biometrische Daten. Diese bleiben auf Ihrem Gerät.

Die Anwendung unter app.tutacta.ch setzt nur Cookies, die für die Anmeldung nötig sind: ein Sitzungscookie (höchstens sieben Tage) und kurzlebige Cookies während der Anmeldung. Einstellungen der Oberfläche, etwa hell oder dunkel, speichert Ihr Browser lokal. Cookies für Werbung oder Statistik setzen wir nicht.

5. Nutzung von Tutacta

Beim Arbeiten mit Tutacta entstehen Daten, die wir für den Dienst brauchen: Ihre Fragen und die Antworten im Gesprächsverlauf, Entscheide im Prüfkorb, Rückmeldungen zu Antworten und ein Protokoll der Zugriffe (wer wann welches Dokument abgerufen hat). Das Protokoll dient der Sicherheit und der Nachvollziehbarkeit, die Firmen für ihre Geschäftsbücher brauchen.

Wenn Sie eine Frage diktieren, wird die Aufnahme in Text umgewandelt und danach nicht gespeichert.

6. Künstliche Intelligenz

Tutacta liest Dokumente mit Sprachmodellen, um sie zu ordnen und Fragen zu beantworten. Die Modelle laufen bei Infomaniak AI Services in der Schweiz. Infomaniak nutzt die Inhalte nach eigenen Angaben nicht, um Modelle zu trainieren. Die KI trifft keine Entscheide über Personen. Sie macht Vorschläge, die ein Mensch prüft und freigibt. Automatisierte Einzelentscheidungen im Sinne von Art. 21 DSG finden nicht statt.

7. Mails von Tutacta

Tutacta schickt Mails nur, wenn eine Handlung sie auslöst: Einladungen, eine Bestätigung nach der Registrierung einer Firma, Hinweise zu Ihrer Rolle und eine Erinnerung, bevor ein befristeter Zugang endet. Wir versenden keine Werbung und keine Newsletter.

Für den Versand nutzen wir Amazon Simple Email Service von Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg, in der Region Zürich. Dabei werden Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt der Mail bearbeitet. Kann eine Mail nicht zugestellt werden oder melden Sie sie als unerwünscht, setzt der Dienst Ihre Adresse auf eine Sperrliste, damit sie keine weiteren Mails von Tutacta erhält.

8. Wer Daten erhält

Wir geben Personendaten nur an Dienstleister, die wir für den Betrieb brauchen:

• Infomaniak Network SA, Genf, Schweiz: Server und Speicher, Sicherung (Swiss Backup), Sprachmodelle und Umwandlung von Sprache in Text, Namensdienst (DNS) und Mail für tutacta.ch.
• Amazon Web Services EMEA SARL, Luxemburg: Versand der Mails von Tutacta aus der Region Zürich, siehe Ziffer 7.

Für die Suche im Handelsregister bei der Registrierung einer Firma fragt Tutacta den zentralen Firmenindex des Bundes (Zefix) mit dem eingegebenen Firmennamen ab. Für die Siegel schicken wir nur eine aus vielen Prüfsummen berechnete Gesamtprüfsumme (Merkle-Wurzel) an Zeitstempeldienste (OpenTimestamps und freeTSA). Daraus lässt sich weder ein Dokument noch eine Person ableiten.

Auf Anweisung der Firma, die Tutacta nutzt, fliessen Inhalte zudem an Dienste, die diese Firma selbst anschliesst: an Assistenten wie Claude oder ChatGPT, wenn sie diese über MCP mit ihrem Archiv verbindet, und an ihren Mailanbieter, wenn sie Postfächer anbindet. Ob und welche Dienste das sind, entscheidet die Firma. Für diese Bekanntgabe, auch ins Ausland, ist sie verantwortlich.

Behörden geben wir Daten nur heraus, wenn das Gesetz uns dazu verpflichtet. Wir verkaufen keine Daten.

9. Bekanntgabe ins Ausland

Ihre Daten liegen in der Schweiz. Amazon Web Services EMEA SARL hat ihren Sitz in Luxemburg, einem Land mit angemessenem Datenschutz nach Anhang 1 der Datenschutzverordnung. Die Mails werden in der Region Zürich verarbeitet. Gesellschaften des Amazon-Konzerns in den USA können für Betrieb und Support Zugriff erhalten. Empfängerstaat ist dann die USA. Amazon ist nach dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert, das der Bundesrat seit dem 15.09.2024 als angemessen anerkennt. Zusätzlich gilt der Vertrag zur Datenbearbeitung von Amazon Web Services mit den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission und den Anpassungen für die Schweiz (Art. 16 Abs. 2 lit. d DSG).

10. Ihre Rechte

Nach dem DSG haben Sie insbesondere das Recht,

• Auskunft über Ihre Personendaten zu erhalten (Art. 25 DSG),
• unrichtige Daten berichtigen zu lassen (Art. 32 DSG),
• die Löschung zu verlangen oder einer Bearbeitung zu widersprechen, soweit keine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung entgegensteht,
• Ihre Daten in einem gängigen elektronischen Format zu erhalten (Art. 28 DSG).

Schreiben Sie uns an info@maestroagency.ch. Wir können einen Nachweis Ihrer Identität verlangen. Sie können sich zudem beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) beschweren.

11. Wie lange wir Daten aufbewahren

Kontodaten bewahren wir auf, solange Ihr Zugang besteht. Danach löschen wir sie oder machen sie unkenntlich, ausser ein Gesetz verlangt, sie länger zu behalten. Wie lange die Dokumente einer Firma aufbewahrt werden, legt die Firma fest, oft nach gesetzlichen Fristen (etwa zehn Jahre für Geschäftsbücher und Belege nach Art. 958f OR). Nach Ablauf der Frist löscht Tutacta sie auf Freigabe der Firma.

Die Siegel enthalten nur Prüfsummen mit einem Schlüssel je Dokument. Wird ein Dokument gelöscht, wird auch dieser Schlüssel gelöscht. Aus dem Siegel lässt sich danach nichts mehr über das Dokument ablesen.

12. Sicherheit

Wir schützen die Daten mit technischen und organisatorischen Massnahmen, unter anderem verschlüsselte Verbindungen (TLS), Anmeldung mit Passkey, Rechte je Person, getrennte Daten je Firma in der Datenbank, Protokoll der Zugriffe und verschlüsselte Sicherungen in der Schweiz.

13. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich der Dienst oder das Recht ändert. Es gilt die Fassung auf dieser Seite. Über wesentliche Änderungen informieren wir Personen mit einem Konto per Mail.